Upphandling av digital arbetsplats inom offentlig sektor

En organisation inom den offentliga sektorn hade behov av att upphandla skalbara och kostnadseffektiva tjänster för digital arbetsplats, baserat på konceptet eKlient. De behövde också ett brett sortiment av moderna klientenheter som levereras på ett hållbart och säkert sätt.

Organisationen önskade en leverans som genomförs med hög grad av samverkan och som ger bästa möjliga förutsättningar för en effektiv digital arbetsplats. Lösningen som berör omkring 900 digitala arbetsplatser, behövde tillgodose användarnas behov och önskemål i dag, i morgon och i framtiden. De ville att organisationen som helhet och dess medarbetare skulle uppleva en ökad kvalitet med de nya tjänsterna.

Knowit fick i uppdrag att ansvara för hela upphandlingsprocessen och att projektleda arbetet. För att fånga upp behoven hos verksamheten och underlätta kontinuerlig förankring upprättade vårt team med upphandlingsexperter ett tätt samarbete med kundens interna projektgrupp.

Vi genomförde workshops och skapade en målarkitektur som användes under projektet, bland annat vid identifiering av krav och för att bestämma omfattning och avgränsning för upphandlingen.

Under arbetets gång beslutade vi tillsammans med kunden att organisationens behov av långsiktigt, utvecklande partnerskap avseende digital arbetsplats bäst tillgodosågs genom två separata upphandlingar. Det resulterade i två ändamålsenliga avtal för tjänsteleveranser respektive produktförsörjning.

Upphandlingen avseende tjänsterna genomfördes som ett förhandlat förfarande enligt LOU, för att i förhandling nå bästa lösning. Produktupphandlingen genomfördes som ett öppet förfarande.

Organisationen har fått två nya avtal som uppfyller verksamhetens behov av tillgång till moderna klientenheter och tjänster. Avtalen stödjer it-avdelningens hantering av den digitala arbetsplatsen med tillämpning av E-klient-konceptet.

Kunden upplever att de båda partnerskapen fungerar väl och att de två leverantörerna har rätt specialistkompetens och produkter utifrån respektive avtal.

Skalbarheten i avtalen gör att medarbetarna kan anpassa sin digitala arbetsplats utifrån sina behov, vilket möjliggör ett flexibelt, skalbart arbetssätt över tid för var och en av användarna.

Avtalen utgör även grunden för långsiktiga partnerskap med respektive leverantör. När verksamhetens förutsättningar och behov förändras kommer samarbetet med leverantörerna möjliggöra att tjänster och klientenheter anpassas och ständigt förbättras.

Vill du veta hur vi kan hjälpa dig?

Slå en signal eller skicka ett meddelande så kontaktar jag dig.