Strategisk förändring banar väg för digital självständighet

OFFENTLIG SEKTOR

Kinda kommun initierade en stor förändring genom att lämna sitt kommunalförbund för att självständigt hantera sin IT-drift. Med hjälp av Knowit, som agerade rådgivare och projektledare, säkerställdes en smidig övergång till en ny IT-leverantör. Denna strategiska förändring möjliggör nu för kommunen att själva styra sin digitala utveckling och främja fortsatt innovation.

Kinda kommun satsar på byte av IT-leverantör

Kinda kommun i Östergötland ville få större möjlighet att påverka sin IT-drift för att kunna satsa på utveckling, höjd kvalitet och minskade kostnader. Därför beslutade kommunen att lämna det kommunalförbund som tidigare hade haft ansvar för dess IT-drift. Beslutet innebar att kommunen stod inför en stor förändring, som innefattade övergången till en ny IT-leverantör. Utmaningarna var betydande, inte minst eftersom kommunen var först ut att lämna förbundet och hade en begränsad IT- och digitaliseringsorganisation.

En ny IT-leverantör upphandlades av kommunen och därefter uppstod ett behov av att hitta rätt partner för att leda övergången på ett tryggt och kontrollerat sätt. För att övergången skulle ske smidigt och utan större påverkan på kommunens verksamhet krävdes en partner med expertis inom organisation och verksamhetsutveckling. Valet föll på Knowit, som agerade rådgivare och projektledare för övergången till den nya leverantören samt för uppbyggnaden av den nya IT- och digitaliseringsorganisationen.

Självständig och hållbar IT-drift lägger grunden för innovation och utveckling

Knowit stöttade Kinda kommun genom hela processen, från att navigera utträdet från den befintliga leverantören till införandet av den nya och uppbyggnaden av en intern IT-organisation. Våra konsulter identifierade och hanterade risker, säkerställde kvalitet och ekonomi i övergången samt stärkte kommunens förmåga att självständigt hantera sin IT-drift. Insatsen inkluderade specifik expertis inom bland annat GDPR, IT-säkerhet och sourcingstrategi.

Ett kritiskt moment i övergången var hanteringen av Mobile Device Management (MDM), där ett underlag för att möjliggöra en kvalitetssäkrad övergång mellan två MDM-system togs fram. Detta garanterade att alla mobila enheter fortsatte att fungera sömlöst både under och efter övergången, vilket var avgörande för kommunens dagliga verksamhet.

Vidare adresserade Knowit utmaningen med att flytta kritiska integrationer mellan systemen med minimal påverkan på de befintliga verksamhetssystemen. Genom att särskilt fokusera på dessa processer minimerades driftstörningar och kontinuiteten i kommunens tjänster säkerställdes.

En annan viktig del av arbetet var att identifiera och strukturera masterdata samt etablera en tydlig informationsmodell, särskilt avseende medarbetarinformation. Detta underlättade en effektiv onboarding- och offboardingprocess för kommunens personal, vilket bidrog till ökad effektivitet och bättre datahantering.

Det största värdet för Kinda kommun var övergången till en egenkontrollerad IT-miljö som inte bara minskade kostnaderna utan också förbättrade kvaliteten på IT-tjänsterna. Denna förändring innebar att kommunen nu själv äger sin digitala resa och kan fatta strategiska beslut baserade på egna behov och förutsättningar. Med Knowits hjälp har Kinda kommun lagt en stabil grund för en självständig och hållbar IT-drift, vilket möjliggör fortsatt innovation och utveckling i linje med kommunens långsiktiga mål.

För oss i Kinda har Knowit varit förutsättningen för att klara av de politiska beslut och de utmaningar vi ställts inför. Med ett tålamod och en kunskap som imponerar har vi fått svar på ett oändligt antal frågor, ökat vår kompetens, känt trygghet inför svåra beslut och fått underlag för att ta nya steg. Nu påbörjar vi vår egen digitaliseringsresa.

Eva Holm, Tf kommundirektör

Kinda kommun

Förändringen ledde till en hållbar och kostnadseffektiv verksamhet

Tillsammans med Knowit kunde Kinda kommun framgångsrikt och säkert övergå till en ny IT-driftleverantör, vilket ökade kommunens möjligheter att driva en hållbar och kostnadseffektiv verksamhet. Detta bidrar långsiktigt till ett hållbart samhälle genom förbättrad resursanvändning och minskad miljöpåverkan.

Så bidrar lösningen till Agenda 2030

Bidrag till mål 9: Genom att övergå till en egenkontrollerad IT-miljö och bygga upp en effektiv digitaliseringsorganisation stödjer projektet utvecklingen av en hållbar infrastruktur i kommunen. Förbättringar i IT-driften och digitaliseringsarbetet skapar en mer resilient och modern infrastruktur, vilket förbättrar tillgängligheten och effektiviteten i kommunens tjänster. Innovation främjas även genom införandet av nya system och digitala verktyg, vilket understödjer en framtidsorienterad och adaptiv organisationsmodell.

Bidrag till mål 11: Förbättrad IT-drift och digitaliseringskapacitet påverkar direkt hur kommunen hanterar sina resurser och tjänster, vilket bidrar till att göra den mer inkluderande och säker. Effektivare datahantering och digitala tjänster ökar tillgängligheten för kommunens invånare, vilket stärker både inkludering och säkerhet. Dessutom bidrar en robust digital infrastruktur till att skydda mot cyberhot och säkerställa resilience i kommunens system och tjänster.

Sammanfattningsvis stärker projektet inte bara den lokala infrastrukturen och förbättrar serviceleveransen, utan bidrar också till större mål som hållbarhet, tillgänglighet och klimatresilience. Genom att integrera dessa aspekter i sin IT- och digitaliseringsstrategi tar Kinda kommun steg mot att stödja och uppnå flera av de globala målen i Agenda 2030.